Secure Email Services

Dalam menjalankan pekerjaannya karyawan mungkin saja menyalahgunakan biaya perjalanan. Sebagai contoh dia memesan tiket pesawat untuk suatu kegiatan seminar, mencetak tiket, menmbatalkan pesawat tetapi meminta ganti tiket pesawat yang telah dipesannya. Karyawan mungkin juga meminta biaya kembali tiket seminar yang dibatalkannya. Di sini karyawan tidak pergi seminar, hanya di rumah saja, tetapi mendapatkan tambahan uang sebagai ganti tiket pesawat yang dibatalkan dan juga tiket seminar yang dibatalkan.

Atau mungkin saja karyawan tersebut juga memesan hotel-hotel yang mahal. Pesanan dicetak kemudian dibatalkan, tetapi minta reimburse kantor. Di sini karyawan juga menyalahgunakan tiket hotel yang dipesan dan dibatalkan padahal dia hanya tidur di rumah. Jadi dia tidur-tidur tapi dia mendapatkan uang tambahan dari penyalahgunaan pemesanan hotel.

Bagaimanakah perusahaan menangani penyalahgunaan di atas ? Di sini perusahaan perlu meminta bukti-bukti lain selain tiket pesawat, tiket seminar booking hotel dan lain-lain. Perusahaan perlu meminta bukti-bukti pendukung yang membuktikan bawa karyawan benar-benar menggunakan pesawat, menggunakan hotel dan menghadiri seminar.

Bukti-bukti pendukung ini dapat dilampirlan sebagai foto saat naik pesawat, foto saat turun pesawat, foto saat memasuki ruangan hotel, foto di ruangan yang indah di hotel, dan juga foto-foto saat seminar berlangsung. Foto-foto tersebut kemudian dijadikan satu menjadi sebuah filezip dan diupload ke sistem informasi akuntansi.

Karyawan kemudian login ke sistem informasi akuntansi dan masuk ke menu cash out. Pada menu cashout karyawan tersebut mengisi apa saja pengeluaran yang akan direimburse dan pada bagian add remark dia dapat memasukkan file zip yang berisi foto-foto tersebut. Tentu sistem informasi akuntansi harus diset agar dia hanya dapat memasukkan saja dan sampai pada tahap request cashout saja.

Penanganan lain adalah penggunaan kartu kredit perusahaan untuk setiap perjalanan dinas. Dengan cara ini juga maka karyawan tidak dapat membohongi mengenai tiket pesawat atau booking hotel yang telah dibatalkan karena semua akan terupdate di kartu kredit dan juga tidak ada proses reimburse.

Kunjungi www.ultima-erp.id untuk menambah wawasan anda.

Mengatasi penyalahgunaan biaya perjalanan
× Ada yang dapat saya bantu ?